lanjutan BAB 5 konsep organisasi & manajemen sehubungan dengan SI

KONSEP ORGANISASI & MANAJEMEN

SEHUBUNGAN DENGAN SISTEM INFORMASI

C. GAYA MANAJEMEN

          Gaya Manajemen adalah Bagaimana seorang pemimpin melaksanakan fungsi kepemimpinannya dan bagaimana ia dilihat oleh mereka yang berusaha dipimpinnya atau mereka yang sedang mengamati dari luar (Robert,1992).

          Gaya kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi yang membujuk atau memotivasi sebuah kelompok kerja menuju pencapaian suatu tujuan atau beberapa tujuan tertentu. Cara seorang manajer memandang tugasnya dapat dibiasakan melalui pandangan seorang manajer mengenai manusia. McGregor telah menggolongkan sebagai teori X dan teori Y.

Teori X = mendukung suatu gaya kepemimpinan otoriter

Teori Y = mendukung suatu gaya kepemimpinan yang lebih demokratis & partisipatif.

          Terdapat lima gaya kepemimpinan yang disesuaikan dengan situasi menurut Siagian (2002), yaitu:

1. Tipe pemimpin yang otokratik

Seorang pemimpin yang otokratik ialah seorang pemimpin yang:

• Menganggap organisasi sebagai milik pribadi
• Mengidentikan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi
• Menganggap bahwa sebagai alat semata-mata
• Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat
• Terlalu tergantung pada kekuasaan formalnya
• Dalam tindaknya penggeraknya sering mempergunakan approach yang mengandung unsur paksaan dan puntif (bersifat menghukum)

2. Tipe pemimpin yang militeristik

Seorang pemimpin yang bertipe militeristik ialah seorang pemimpin yang memiliki sifat-sifat:

• Dalam menggerakkan bawahannya sistem perintah yang sering dipergunakan
• Dalam menggerakkan bawahannya senang bergantung pada pangkat dan jabatan
• Senang kepada formalitas yang berlebih-lebihan
• Menuntut disiplin yang tinggi dan kaku dari bawahannya

3. Tipe pemimpin yang paternalistik

• Menganggap bahwa sebagai manusia yang tidak dewasa
• Bersikap terlalu melindungi
• Jarang memberika kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil keputusan
• Jarang memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengambil inisiatif
• Jarang memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengembangkan daya kreasi dan fantasi
• Sering bersikap mau tahu

4. Tipe pemimpin yang kharismatik

          Seorang pemimpin yang bertipe kharismatik memang sangat diperlukan, tetapi sifat yang negatif mengalahkan yang positif.

5. Tipe pemimpin yang demokratik

• Ia senang menerima saran, pendapat dan bahkan kritikan dari bawahan
• Selalu berusaha mengutamakan kerjasama teamwork dalam usaha mencapai tujuan
• Selalu berusaha mengembangkan kapasitas diri pribadinya sebagai pemimpin

lanjutan BAB 5 Konsep organisasi & manajemen sehubungan dengan SI

KONSEP ORGANISASI DAN MANAJEMEN

SEHUBUNGAN DENGAN SISTEM INFORMASI

2. SARANA MANAJEMEN

1). Man (manusia)
 Manusia merupakan sarana utama dari setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

2). Money (uang)
 Untuk melakukan berbagai aktivitas diperlukan uang,seperti upah atau gaji orang orang yang membuat rencana,membeli bahan bahan dan sebagainya.Uang sebagai sarana manajemen harus di gunakan sedemikian rupa agar tujuan dapat tercapai.

3). Materials (bahan-bahan)
 Dalam proses pelaksanaan kegiatan Manusia menggunakan bahan bahan,karenanya dianggap sebagai alat atau sarana manajemen untuk mencapai tujuan.

4). Methods (metode)
 Metode merupakan suatu cara yang dilakukan untuk mempermudah serta memberikan kelancaran dalam jalannya suatu pekerjaan.

5). Market (pasar)
 Market atau pasar adalah tempat dimana organisasi menyebarluaskan produknya.Oleh karena itu pengusaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan.agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli konsumen.

3. FUNGSI MANAJEMEN

a. Perencanaan
Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedur, dan program-program untuk mencapainya.
b. Pengorganisasian
Pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan dan menetapkan bentuk serta hubungan keorganisasian untuk menjalankan kegiatan.
c. Penyusunan staf
Pemilihan & pelatihan orang untuk bekerja dalam organisasi.
d. Pengkoordinasian
Penjadwalan kegiatan-kegiatan dalam urut-urutan yang tepat. Pengkomunikasian perubahan kebutuhan.
e. Pengarahan
Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan dan pemotivasian orang dalam organisasi.
f. Pengendalian
Pengukuran prestasi dan penyimpangannya dari rencana, pengaturan & pembetulan kegiatan/pembetulan kebijakan, prosedur & program.
3. INTERAKSI MANUSIA DALAM ORGANISASI
Manusia adalah salah satu dimensi penting dalam organisasi. Kinerja organisasi sangatlah tergantung pada kinerja individu yang ada didalamnya.
a). Kepemimpinan
Menurut Hemhill dan Coons, kepemimpinan adalah pelaku dari seorang individu yang memimpin aktivitas-aktivitas suatu kelompok kesuatu tujuan yang ingin dicapai bersama.
Teori-teori kepemimpinan:
Teori kepemimpinan yaitu teori genetis dimana menjelaskan bahwa seseorang akan dapat menjadi pemimpin karena ia telah dilahirkan untuk bisa menjadi pemimpin, dia telah memiliki bakat dan mempunyai pembawaan untuk bisa menjadi pemimpin.
Teori kepemimpinan:
1. Teori kepemimpinan genetis
 Mengasumsikan bahwa setiap orang dapat menjadi pemimpin.hal tersebut memunculkan "Pemimpin tidak hanya sekedar dibentuk tapi dilahirkan"
2. Teori sosial
Menyatakan bahwa seseorang akan dapat menjadi pemimpin karena lingkungannya yang mendukung,keadaan dan waktu memungkinkan ia bisa menjadi pemimpin.
3. Teori ekologis
 Menyatakan bahwa dimana seseorang akan menjadi pemimpin membutuhkan bakat dan bakat tersebut mesti selalu dibina agar berkembang.
4. Teori situasi
 Menyatakan bahwa seseorang dapat menjadi pemimpin ketika berada dalam situasi tertentu karena dia memiliki kelebihan kelebihan yang dibutuhkan dalam situasi tersebut.
b). Manajemen konflik
Manajemen konflik merupakan serangkaian aksi dan reaksi antara pelaku maupun pihak luar dalam suatu konflik.
Menurut Ross (1993), manajemen konflik merupakan langkah-langkah yang diambil para pelaku atau pihak ketiga dalam rangka mengarahkan perselisihan kearah hasil akhir konflik.
Pengelolaan konflik:
Konflik dapat dicegah melalui;

• Disiplin
• Pertimbangan pengalaman dalam tahapan kehidupan
• Komunikasi
• Mendengarkan secara aktif

Teknik untuk mengelola konflik:
*pendekatan dalam resolusi konflik tergantung pada:

• Konflik itu sendiri
• Karakteristik orang-orang yang terlibat didalamnya
• Keahlian individu yang terlibat dalam penyelesaian konflik
• Pentingnya isu yang menimbulkan konflik
• Ketersediaan waktu dan tenaga

Langkah-langkah Manajemen untuk menangani konflik

a. Menerima dan mendefinisikan pokok masalah yang menimbulkan ketidakpuasan.

b. Mengumpulkan keterangan/fakta

c. Menganalisis dan memutuskan

d. Memberikan jawaban

e. Tindak lanjut

f. Pendislipinan

BAB 5 Konsep Organisasi & Manajemen

KONSEP ORGANISASI & MANAJEMEN

SEHUBUNGAN DENGAN SISTEM INFORMASI

A. KONSEP ORGANISASI

1. DEFINISI ORGANISASI

Organisasi merupakan alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. BENTUK ORGANISASI

Berdasarkan suatu jumlah pemegang pimpinan organisasi, ada 2 bentuk pokok:

1). Bentuk Tunggal

Bentuk ini biasanya terdapat pada organisasi yang masih sederhana. Pimpinan berada di satu orang, kekuasaan, pengawasan dan tanggung jawab.
2). Bentuk Komisi
Organisasi yang mempunyai pimpinan berupa sebuah dewan yang terdiri dari beberapa orang. Bentuk ini banyak dipakai organisasi yang mempunyai tugas membuat peraturan atau pertimbangan.
3. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Keorganisasian adalah susunan subsistem-subsistem dengan hubungan antara wewenang dan tanggung jawab.
1). Struktur Keorganisasian - Model Dasar

• Struktur Hirarki: struktur keorganisasian dasar adalah sebuah struktur hirarki dengan manajemen puncak paling atas dalam bagan, manajemen menengah ditengah dan manajemen bawahan ditempat paling bawah.
• Spesialisasi: organisasi membagi pekerjaan atas tugas-tugas khusus hingga menimbulkan spesialisasi.
• Hub. Lini & Staf: lini menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi. Contoh: manajer penjualan menerima laporan dari para sales. Wewenang mengalir dari atas ke bawah.
• Wewenang & Tanggung Jawab: wewenang adalah hak untuk memerintah. Bila seseorang memiliki tanggung jawab untuk sebuah kegiatan, ia harus memiliki wewenang.
• Rentang Kendali (span of control): menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seorang supervisor.

2). Struktur Organisasi - variasi

Tiga variasi pokok dalam model dasar Keorganisasian yaitu:

1. Organisasi fungsional ~ seorang manajer bertanggung jawab untuk fungsi tertentu.

2. Organisasi divisional ~ tiap-tiap divisi bertanggung jawab terhadap semua fungsi dalam divisinya. Biasanya organisasi ini Dibentuk berdasarkan produk/jasa yang dihasilkan.

3. Organisasi proyek ~ dalam organisasi ini sumber-sumber daya adalah proyek-proyek yang harus ditangani oleh perusahaan dengan dipimpin oleh seorang pimpinan proyek.

B. KONSEP MANAJEMEN
1. DEFINISI MANAJEMEN
Manajemen adalah suatu ilmu dan seni menggerakkan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut ricky W. Griffin manajemen adalah sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien.

BAB 3 Manusia sebagai pengolah informasi

MANUSIA SEBAGAI PENGOLAH INFORMASI

A. KETERBATASAN MANUSIA SEBAGAI PENGOLAH INFORMASI

       Manusia sebagai pemgolah informasi terdiri dari indra penerima yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah (otak dengan penyimpanan). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluaran (secara fisik, ucapan, tulisan dsb).

       Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran(tanggapan) sangatlah terbatas. Bila sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas, tingkat tanggapannya akan berkurang. Contohnya seorang operator telepon, jika jumlah telepon yang masuk melebihi kemampuannya menangani, maka prestasinya akan merosot dibawah tingkat tanggapan maksimum yang dimiliki manusia.
       Dunia menyediakan lebih banyak masukan daripada yang dapat diterima oleh sistem pengolah manusia. Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah yang dapat diatasi melalui suatu proses penyaringan atau seleksi. Sebagian masukan dihambat dan dicegah agar tidak dapat masuk pengolahan dalam filter atau saringan yang menghambatnya. Penyaringan ini biasanya berdasarkan kepada kemungkinan pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat dari : 

1. Kerangka acuan individu
2. Prosedur keputusan normal
3. Keputusan dalam keadaan tertekan

      Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan mereka dsb. Prosedur keputusan mengidentifikasi data yang relevan dan kemungkinan menyediakan sebuah filter untuk menyaring faktor-faktor yang tidak perlu bagi keputusan. Mekanisme penyaringan dapat diubah melalui tekanan pengambilan keputusan.

      Sebagai contoh, seorang supervisor pada sebuah divisi produksi, dalam keadaan krisis dan tertekan, akan memusatkan perhatian pada persoalan terpenting dan tidak akan menerima rangsangan yang menyangkut hal-hal kurang penting.

      Penyaringan dapat mengurangi atau menghambat data yang tidak cocok dengan kerangka acuan yang telah ada.

Model Newell Simon tentang manusia sebagai pengolah informasi
      Allen Newell dan Herbert A Simon dari Carnegie-Mellon University telah mengajukan sebuah model mengenai pemecah persoalan manusia yang menggunakan analogi antara pengolahan informasi manusia.

Sistem Pengolahan Informasi Manusia :
- Pengolah
- Indra Masukan (sensoring output)
- Penggerak keluaran (motor output)
- Ingatan:
      * Ingatan Jangka Panjang (long-term memory)
      * Ingatan Jangka Pendek (short-term memory)
      * Ingatan luar (external memory)
Batas-batas sementara pengolahan manusia :
- Keterbatasan dalam pengolahan data
- Keterbatasan dalam menemukan perbedaan
- Keterbatasan dalam mengenai data probabilistik
B. KEMAMPUAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH INFORMASI
        Komputer dapat bekerja secara serial maupun paralel untuk ketiga operasi pokok. Salah satu contoh pengolahan paralel komputer adalah menambah secara seserentakemua pasangan  bit" dari dua "data word" komputer. Manusia hanya menambah hanya sepasang digit pada saat yang sama secara serial dari kanan ke kiri.

      1). Kemampuan Komputer dalam melakukan kecepatan pengolahan data
Satuan Detik:
-mili detik.   Kecepatan 1 ribu operasi/detik
Mikro detik kecepatan 1juta operasi/detik
Nano detik kecepatan 1 milyar operasi/detik
Pico detik kecepatan 1 trilyun operasi/detik

2). Kemampuan komputer dalam melakukan penyimpanan data  hasil pengolahan data
Satuan memori
1 byte kapasitas 8 Bit = 1 karakter, 1 huruf, 1 angka
1 kilo byte kapasitas 1024 byte = 1024*8 Bit
1 megabyte kapasitas 1024 kilobyte = 1024*1024*8 bit
1 gigabyte kapasitas 1024 megabyte = 1024*1024*1024*8 Bit

BAB 4 Konsep sistem & Sistem informasi

KONSEP SISTEM & SISTEM INFORMASI

I. KONSEP DASAR SISTEM

   A. Definisi Sistem

                Adalah Kumpulan unsur unsur yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk menghasilkan tujuan.

   B. Karakteristik Sistem

1. Komponen Sistem: Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang berarti saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batas Sistem: Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem: Apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Bersifat menguntungkan dan merugikan.
4. Penghubung Sistem: Media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain.
5. Masukan Sistem: Energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat dioperasikan. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem: Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem: Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Tujuan Sistem: Suatu sistem pasti memiliki tujuan. Kalau suatu sistem tidak mempunyai tujuan, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

  C. Klasifikasi Sistem

                  Sistem dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu:

       • Sistem Abstrak X Sistem Fisik

         Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem teologi yang menerangkan hubungan manusia dengan tuhan.

Sedangkan Sistem Fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Contoh : Sistem komputer, sistem keuangan.

       • Sistem Alamiah X Sistem Buatan Manusia

         Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat manusia. Contoh : sistem peredaran bumi. Sedangkan Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Contoh : sistem robotika.

       • Sistem Deterministik X Sistem Probabilistik

         Sistem Deteeministik adalah sistem yang berinteraksi antara bagiannya yang dapat diperidksi secara pasti. Contoh : sistem Komputer. Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang tidak bisa diprediksikan secara pasti. Contoh : sistem manusia.

       • Sistem Tertutup X Sistem Terbuka

         Sistem Tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh : tabung reaksi. Sedangkan Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh : sistem organisasi.

II. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

    A. Definisi Sistem Informasi

         Adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengam laporan-laporan yang diperlukan.

    B. Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen

1. Dapat mendukung dalam pengambilan keputusan
2. Dapat mendukung kegiatan manajemen

Yang termasuk kedalam kegiatan manajemen adalah:

1. Perencanaan strategis

      a. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : harus mampu bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan dari lingkungan luar dan tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar.

      b. Penetapan tujuan: tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan diterapkan oleh manajemen tingkat atas didalam proses perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang.

      c. Penetapan strategis : menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannys.

2. Pengendalian manajemen

      Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efesien.

3. Pengendalian operasi

                

BAB 2 Konsep Informasi

KONSEP INFORMASI

1. DEFINISI DATA DAN INFORMASI

      Data adalah Fakta-fakta mentah yang harus dikelola untuk menghasilkan suatu informasi yang memiliki arti bagi suatu organisasi atau perusahaan.

      Informasi adalah Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Transformasi data menjadi informasi :

2. PENGGUNAAN DATA DAN INFORMASI

      Pengolahan data : Suatu proses yang menerima data sebagai masukan (input), lalu di proses oleh program tertentu, dimana hasil pengolahan data tersebut dikeluarkan dalam bentuk imformasi (output).
Ciri- ciri Informasi :

• Benar/salah: Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama dengan yang benar.
• Baru: Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
• Tambahan: Informasi dapat memperbaharui/memberikan tambahan baru padaminformasi yang telah ada.
• Korektif: Informasi dapat menjadi koreksi atas informasi yang salah atau palsu sebelumnya.
• Penegas: Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada.

3. SIKLUS INFORMASI

4. MUTU INFORMASI

      Mutu Informasi dapat dipandang dari 2 faktor:

1. Kualitas Informasi : bagaimana mutu informasi dipandang dari informasi yang dihasilkan. Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal, yaitu:

• Informasi harus akurat           : Informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan.
• Informasi harus tepat waktu  : Informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan.
• Informasi harus relevan          : Informasi memiliki manfaat bagi penerimanya.

      2.     Nilai Informasi : bagaimana mutu informasi dipandang dari penerima informasi. Yaitu pihak manajemen dan user (pengguna) dari SIM tersebut.

Ciri-ciri nilai informasi:

a. Biaya

b. Manfaat

BAB 1 Gambaran Umum SIM

GAMBARAN UMUM SIM

(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)

1. DEFINISI SIM

            Sistem Informasi Manajemen adalah Sebuah sistem manusia/sistem yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

            Dalam hal ini konsep manusia/mesin berarti bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam pengambilan keputusan.

2. KONSEP SIM
            SIM adalah teknik pengelolaan informasi dalam suatu organisasi. Didalam teknik pengelolaan informasi tersebut, terdapat sentralisasi dan desentralisasi. Didalam sentralisasi, semua kegiatan dilakukan oleh pusat pengolahan. Pemakai jarak jauh dilayani melalui saluran komunikasi dengan teknik "Time Sharing". Sedangkan didalam desentralisasi, kegiatan pengolahan data dilakukan oleh masing-masing unit yang bersifat lokal.

3. PEMANFAATAN MANAJEMEN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
            Metode untuk mengolah data menjadi informasi adalah dalam bentuk sebuah model keputusan.
Model-model pembantu keputusan yang dapat dipakai berupa:

• Model cerdas (intelligent model) : untuk menemukan persoalan.
• Model keputusan (decision model) : untuk mengenali dan menganalisa alternatif-alternatif penyelesaian.
• Model optimisasi (optimization model) : untuk memberikan suatu penyelesaian yang memuaskan.

4. SIM DI MATA PEMAKAI

             Kebanyakan pemakai Sistem Informasi Manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut:

• Petugas Administrasi : mengerjakan transaksi, mengolah data, menjawab pertanyaan.
• Manajer tingkat bawah : mendapatkan data operasi, membantu perencanaan,           penjadwalan.
• Staff Ahli : informasi untuk analisis, membantu dalam analisis, perencanaan dan         pelaporan.
• Manajemen : laporan tetap, permintaan informasi khusus.

5. POKOK-POKOK (komponen-komponen) SIM

1. Perangkat keras (hardware) meliputi : media input, proses, output dan simpanan luar.
2. Perangkat lunak (software) meliputi : sistem operasi, bahasa pemograman dan paket aplikasi.
3. Database (basis data) merupakan sekumpulan file-file yang saling berhubungan satu dengan yang lain.
4. Prosedur
5. Petugas pengoperasian sistem informasi manajemen